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Professionelle Telefonate und E-Mails

Organisation

Sie können dieses Training als firmeninterne Weiterbildungsmaßnahme buchen.

Wir vereinbaren gemeinsam mit Ihnen, wie das Training genau organisiert werden soll.

Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl:

Gruppentraining

Einzeltraining

Präsenztraining in Ihrem Unternehmen

Live-Online-Training im virtuellen Klassenraum

Intensiv (z.B. mehrere halbe oder volle Tage)

Extensiv (z.B. ein regelmäßiger Termin zu 90 Min. pro Woche)

 

Dieses Training bieten wir Ihnen wahlweise in deutscher oder englischer Sprache an.


Wir beraten Sie gerne - unverbindlich und kostenlos.

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Beschreibung

Trotz moderner Kommunikationsmittel spielt das Telefonat nach wie vor eine wichtige Rolle bei der geschäftlichen Kommunikation. Im Telefonat können im direkten Dialog Informationen ausgetauscht, Unklarheiten ausgeräumt oder Probleme gelöst werden. Außerdem ist das persönliche Gespräch das Mittel der Wahl, um gute Geschäftbeziehungen aufzubauen und zu festigen.

Besonders umfangreich wird im Geschäftskontext jedoch per E-Mail kommuniziert. Doch auch wenn man in seiner Muttersprache schreibt, ist es schnell passiert, dass durch eine unklare oder unvollständige Ausdrucksweise Missverständnisse entstehen oder dass das Formulierte vom Empfänger gar als unfreundlich empfunden wird.

In diesem Training befassen wir uns mit Hilfe ausgewählter, praxisrelevanter Übungen vor allem mit Telefonaten und E-Mails, wie sie für den Berufsalltag der Teilnehmer typisch sind.

Inhalte (Beispiele):

Telefonate

Vor dem Gespräch

  • Gezielte Vorbereitung auf ein Telefongespräch
  • Nutzung von Vorlagen für Gesprächsnotizen
  • Verwendung geeigneter Abkürzungen für Notizen

Im Gespräch

  • Begrüßung und Vorstellung: Der erste Eindruck zählt
  • Ein positives Gesprächsklima schaffen
  • Körperhaltung, Stimme und Ton bei Telefonaten
  • Verbinden von Anrufern zu anderen Gesprächspartnern
  • Aktiv zuhören und Interesse zeigen
  • Auskünfte geben, Vereinbarungen treffen, Termine vereinbaren (Inhalte nach Bedarf der Teilnehmer)
  • Einsatz von Fragetechniken und ihre Wirkung
  • Nachfragen, reagieren auf Verständnisschwierigkeiten
  • Verhalten bei Beschwerden und Reklamationen
  • Höflichkeit und Verbindlichkeit am Telefon
  • Ergebnisse zusammenfassen
  • Verabschiedung: Freundlicher Abschluss des Telefonats

Nach dem Gespräch

  • Zusammenfassung getroffener Vereinbarungen per E-Mail
  • Follow-up Telefonate vereinbaren
  • Dokumentation der Gesprächsergebnisse

E-Mails

Formulieren von E-Mails

  • Unterschied zwischen formellen und informellen E-Mails
  • E-Mails adäquat einleiten und beenden
  • E-Mail-Texte logisch und strukturiert aufbauen
  • Sich höflich, verbindlich und präzise ausdrücken
  • Typische Fehler vermeiden
  • Hilfreiche Wendungen und Textbausteine für Standardpassagen
  • Persönlichen Kontakt pflegen (z.B. allgemeine Nachfrage, Gratulation)
  • E-Mail Knigge – wie formuliert man heute?

Rund um die E-Mail

  • E-Mail oder Telefonat?
  • Interkulturelle Aspekte
  • Betreffzeile, CC/BCC, Abkürzungen, Signaturen und Anhänge
  • Ordnung und Archivierung von E-Mails

Die Schwerpunkte werden entsprechend dem Bedarf der Teilnehmenden gesetzt.

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